Zeiterfassung

Was es ist

Zeit erfasst Du in daagwerk entweder live per Timer oder als manuelle Buchung. Jede Buchung hängt an einem Job und trennt Gebucht (erfasste Zeit) von Abrechenbar (dem Kunden berechnete Zeit).

Timer starten & stoppen

Klicke oben in der Seitenleiste auf Timer starten (oder öffne Erfassen → Timer).
Wähle den Job über die Suche – oder tippe einen Favoriten an.
Der Timer läuft. Zum Beenden Stoppen – daraus entsteht automatisch eine Buchung.

Mehrere Timer kannst Du parallel laufen lassen.
Play-Buttons (▶) in Job-Listen starten einen Timer direkt für diesen Job.

Laufende Timer im Blick & automatische Stopps

Ein „Läuft”-Chip unten rechts zeigt auf jeder Seite alle laufenden Timer mit ihrer Dauer – von dort kannst Du sie direkt stoppen. Zusätzlich blendet der Browser-Tab-Titel die Laufzeit ein.

Damit kein Timer versehentlich durchläuft, stoppt daagwerk automatisch – nach Priorität: Maximaldauer → Mittagszeit → Feierabend (persönlich oder unternehmensweit). Neben Deinen persönlichen Werten gibt es eine unternehmensweite Standard-Maximaldauer (Voreinstellung 8 Stunden), damit auch ohne eigene Einstellung nichts über Nacht läuft. Die Zeiten stellst Du in den persönlichen Einstellungen bzw. der Administration ein.

Erinnerung an lange Timer: Läuft ein Timer über die von Dir gewählte Schwelle, erinnert Dich daagwerk – per E-Mail und, wenn aktiviert, per Browser-Push (auch bei geschlossenem Tab). Beides stellst Du im Profil ein.

Manuelle Buchung

Klicke auf Buchung eintragen (Seitenleiste).
Wähle den Job (mit Suche), trage Start und Ende ein.
Ergänze eine Notiz – optional über einen Textbaustein.
Passe bei Bedarf die abrechenbare Zeit an und speichere.

Manager können über das Nutzer-Feld eine Buchung im Namen eines Teammitglieds erfassen.

Blitz-Timer & Inbox

Manchmal willst Du sofort loslegen, ohne den Job zu wählen. Der Blitz-Timer startet ohne Job-Auswahl; die offene Buchung landet in Erfassen → Inbox Blanko Buchungen und wird dort später einem Job zugeordnet.

Buchungen bearbeiten

Unter Verwalten → Meine Buchungen (oder auf der Job-Detailseite):

Inline-Bearbeitung: Gebucht und Abrechenbar getrennt (in Stunden:Minuten), Notiz, Status und Job-Zuordnung ändern.
Mehrfach-Bearbeitung: mehrere Buchungen markieren und gemeinsam ändern (z. B. Status setzen).
Weicht Abrechenbar von Gebucht ab, wird das farblich hervorgehoben.
Zeit ändern: Änderst Du Start oder Ende, berechnet daagwerk Gebucht und Abrechenbar neu aus der Spanne (mit Hinweis). Bei Jobs, die nicht nach Aufwand abgerechnet werden (Festpreis, Pauschale, nicht abrechenbar), ist das Abrechenbar-Feld gesperrt.
Sprengt eine geänderte Buchung das Budget ihrer Bestellnummer, wird sie automatisch aufgeteilt – wie beim Anlegen (siehe Budgets & Bestellnummern).

Meine Woche – der Wochenkalender

Erfassen → Meine Woche zeigt Deine Buchungen der Woche als Kalender: eine Spalte je Tag, Blöcke nach Uhrzeit in Status-Farbe und mit Bestellnummer-Kennung; überlappende Buchungen stehen nebeneinander. Ein laufender Timer erscheint als mitwachsender Live-Block.

Navigieren & Ansicht

Woche wechseln: die Pfeile ‹ › in der Kopfzeile; Heute springt zur aktuellen Woche zurück.
Arbeitswoche / Ganze Woche: der Umschalter blendet das Wochenende aus oder ein. Die Arbeitstage kommen aus Deiner Arbeitszeit.
Arbeitszeit-Optik: Zeiten außerhalb Deiner typischen Arbeitszeit, Wochenenden und Feiertage sind dezent ausgegraut – rein visuell, gebucht werden darf überall.

Buchung anlegen

Klick auf eine freie Fläche legt eine 60-Minuten-Buchung ab dieser Uhrzeit an.
Ziehen einer Spanne übernimmt Start und Ende exakt (15-Minuten-Raster; eine gestrichelte Vorschau zeigt die Spanne).

Beides öffnet das gewohnte Buchungsfenster mit vorbefüllter Zeit – Job und Notiz ergänzt Du wie immer.

Verschieben & Größe ändern

Verschieben: einen Block anfassen und ziehen – auch auf einen anderen Tag.
Größe ändern: die obere Kante zieht den Start, die untere das Ende (15-Minuten-Raster, mit Live-Vorschau).

Abgerechnete (verrechnete) Buchungen und der laufende Timer lassen sich nicht ziehen.

Direkt am Block (beim Überfahren mit der Maus)

Kleine Symbole erscheinen am Block:

Stift – öffnet das volle Bearbeiten-Fenster (Job, Zeiten, Notiz, Abrechenbar).
Kopieren – legt eine 1:1-Kopie direkt daneben an, die Du anschließend an die gewünschte Stelle ziehst (praktisch für wiederkehrende Termine).
Kopieren mit „+” – öffnet das Anlege-Fenster vorbefüllt aus der Vorlage („Duplizieren”); dort kannst Du z. B. das Datum ändern oder eine Serie (siehe „Wiederkehrende Buchungen”) anlegen.
Haken – nur bei geplanten Buchungen: aktiviert die Buchung (siehe unten).
Papierkorb – storniert die Buchung; sie verschwindet aus dem Kalender.

„Meine Woche” zeigt nur Deine eigenen Buchungen. Alle Änderungen laufen über denselben geprüften Speicherpfad wie in der Liste – inklusive automatischem Aufteilen an der Bestellnummern-Grenze.

Geplante Buchungen

Manche Termine liegen in der Zukunft oder wiederholen sich (z. B. ein Jour Fixe), sind aber noch keine geleistete Arbeit. Dafür gibt es den Status geplant: Eine geplante Buchung ist eine ganz normale Buchung mit allen Angaben, wird aber aus allen Auswertungen ausgeklammert – sie zählt nicht ins Budget, in keine Bestellnummer, keinen Report und keinen Nachweis. So verfälschen geplante Termine nie das aktuelle Bild.

Als geplant anlegen

Im Buchungsfenster (bei einer manuellen Buchung oder im Wochenkalender) setzt Du die Checkbox „Als geplant anlegen”. Die Buchung erscheint dann in „Meine Woche” durchscheinend mit gestricheltem Rahmen und der Kennzeichnung „geplant”; in Listen trägt sie den Status Geplant.

Aktivieren

Sobald der Termin wirklich stattfindet, aktivierst Du ihn – im Kalender über das Haken-Symbol am Block. Aus „geplant” wird gebucht, und erst in diesem Moment wird die Buchung auf die dann aktive Bestellnummer gebucht (inklusive Budget-Prüfung und – falls nötig – Aufteilung). Passt ein geplanter Termin nicht mehr, verschiebst, bearbeitest oder stornierst Du ihn einfach – ganz ohne Budget-Wirkung.

Wiederkehrende Buchungen (Serie)

Wiederkehrende Termine legst Du in einem Schritt an: Im Buchungs- bzw. Duplizieren-Fenster aktivierst Du „Wiederholen”.

Häufigkeit: täglich oder wöchentlich. Bei „wöchentlich” wählst Du das Intervall („jede N. Woche”) und die Wochentage (z. B. immer Di + Mi).
Ende: wahlweise nach einer Anzahl Termine oder bis zu einem Datum.
Eine Live-Vorschau zeigt, wie viele Termine entstehen (höchstens 200 pro Serie). Uhrzeit und Dauer der Vorlage gelten für jeden Termin.

Alle Serien-Termine werden als geplant angelegt. So trägst Du z. B. alle Jour Fixes eines langen Projekts vorab ein, ohne das Budget zu verfälschen, und aktivierst später jeden Termin einzeln, wenn er stattfindet.

Status einer Buchung

Der Abrechnungs-Lebenszyklus ist typischerweise Gebucht → Geprüft → Verrechnet (oder Storniert). Zusätzlich gibt es Geplant für noch nicht geleistete Termine (siehe „Geplante Buchungen”). Der Status ist farbig gekennzeichnet und in den Auswertungen filterbar; geplante Buchungen bleiben aus den Summen ausgeklammert.

Textbausteine

Wiederkehrende Notizen legst Du unter Verwalten → Textbausteine an und wählst sie beim Buchen bequem aus – global oder je Account/Projekt/Job.

Tipps & Fallstricke

Buchungen über Mitternacht werden automatisch an der Tagesgrenze geteilt – so entstehen keine „25-Stunden-Tage” in der Auslastung.
Nutze Favoriten für die häufigsten Jobs – ein Tipp genügt zum Start.